Trotz der zunehmenden Verbreitung des elektronischen Dokumentenmanagements, der Kommunikation zwischen Unternehmen per E-Mail, hat die Geschäftskorrespondenz nicht an Bedeutung verloren. Mehr als 80 % der Geschäftsbriefe werden auf Papier gedruckt und per Post oder abteilungsintern versendet. Wie schreibt man einen Brief richtig, damit er sein Ziel erreicht und nicht vom Adressaten in den Papierkorb geschickt wird?
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie anfangen, einen Geschäftsbrief zu schreiben, nehmen Sie einen Geschäftsbriefkopf. Sein Format ist in der Regel in der auf A4-Papier gedruckten Anleitung für die Büroarbeit festgelegt. Wenn auf einem vorgefertigten Briefbogen gedruckt wird, achten Sie auf eine ausreichende Einbuchtung oben (für die Firmenangaben). Lassen Sie den Rand links - 30 mm, rechts und unten - 20 mm (kleiner, aber nicht weniger als 15 mm).
Schritt 2
Entscheiden Sie sich bei der Auswahl einer Form für die Position der Details (Winkel oder Längs). Wenn Ihr Brief mit Produktions- und Finanzaktivitäten zu tun hat, Informationen enthält, ein Kooperationsangebot enthält, an eine Privatperson gerichtet ist - verwenden Sie besser die eckige Anordnung der Details (in der oberen linken Ecke des Blattes).
Die Angaben des Adressaten sind im oberen linken Teil des Briefes abgedruckt. Bei einer juristischen Person ist dies der Name der Organisation (im Nominativ), die Position der Person, an die der Brief gerichtet ist (im Dativ). Zum Beispiel JSC "PavlovskGranit", der Leiter der Verkaufsabteilung Ivanov I. I.
Wird der Brief an den Chef geschickt, kann der Name des Unternehmens weggelassen werden, weil es ist im Titel der Position enthalten (zum Beispiel "Direktor von JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Schritt 3
Glückwunschschreiben, Einladungsschreiben sehen auf einem Briefkopf mit einer Längsanordnung der Details besser aus. In der Kopfzeile eines solchen Schreibens sind mindestens das Wappen oder Emblem, der Name des Unternehmens, die Kurzbezeichnung (nur wenn sie in der Satzung oder einem anderen maßgeblichen Dokument verankert ist), Datum und Nummer anzugeben. Die Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adresse der Organisation befinden sich in der Fußzeile. Es ist ratsam, den Inhalt eines solchen Briefes auf einem Blatt zu platzieren.
Schritt 4
Beginnen Sie nun, den Brief selbst zu schreiben. Der Name des Dokuments (Brief) muss nicht gedruckt werden. Wählen Sie eine Schriftart Ihrer Wahl, wenn diese nicht in der Anleitung für die Büroarbeit angegeben ist. Die am häufigsten verwendete Schriftart ist Times New Roman, Größe 12-14.
Schritt 5
Wenn es für eine bestimmte Person bestimmt ist, wenden Sie sich direkt an ihn ("Lieber Nikolai Ivanovich!") Und nur an "Sie". Wenn nicht, gehen Sie direkt zum Text. Falls der Buchstabe kurz ist, ändern Sie den Zeilenabstand auf 1, 5.
Der Inhalt sollte klar sein und klar zum Ausdruck bringen, was Sie vom Adressaten erwarten.
Schritt 6
Geben Sie am Ende die Position des Kopfes an, der den Brief unterzeichnet hat, den vollständigen Namen (setzen Sie Initialen vor den Nachnamen, zum Beispiel V. I. Petrov). Unten sind Ihre Koordinaten als Darsteller - Nachname, Vorname, Vatersname, Telefonnummer.
