Es kommt häufig vor, dass auf Antrag von Drittorganisationen, aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens und anderen Bürgern ein Auszug aus dem Hauptdokument erstellt werden muss, der für den internen Gebrauch bestimmt ist und vertrauliche Informationen enthält. Für die Erstellung solcher Dokumente gelten besondere Anforderungen.
Anleitung
Schritt 1
Nehmen Sie das Original des Originaldokuments und wählen Sie die Fragmente aus, die kopiert und in den Auszug übernommen werden sollen. Die genaue Zitierweise ist die wichtigste Voraussetzung für die Erstellung eines Auszugs. Für solche Dokumente gibt es keine bestimmte Form, hier gelten die allgemeinen Regeln der Büroarbeit, die die Ausführung von Geschäftsdokumenten regeln. Viel wichtiger ist der Inhalt des Auszugs, der sich aus Blöcken mit Pflichtangaben zusammensetzen sollte.
Schritt 2
Platzieren Sie zunächst den Namen des Dokuments oben in der Mitte des Blattes kurz das Thema, die Essenz des Dokuments. Wählen und kopieren Sie dann den Teil des Hauptdokuments, der die ersten Details enthält (Name des Unternehmens, Datum und Ort der Veranstaltung, Anzahl der Teilnehmer usw.) Vervollständigen Sie die Auszüge durch Einfügen eines Textfragments, der sich auf die direkt gestellte Frage bezieht (ein Tagesordnungspunkt der Sitzung usw.) und die fortlaufende Nummer entsprechend der Bestimmung im Originaldokument.
Schritt 3
Suchen und kopieren Sie nun einen Text, der den Verlauf der Diskussion zu diesem Thema (sofern vorhanden) und die dazu getroffene Entscheidung beschreibt. Fügen Sie das Zitat in die Anweisung ein und denken Sie daran, die Nummerierung aus dem Hauptdokument dort aufzunehmen. Tragen Sie hier die Namen, Initialen und Positionen der Verantwortlichen ein, die das Original unterschrieben haben.
Schritt 4
Überprüfen Sie den fertigen Auszug von den Personen, die befugt sind, solche Aktionen durchzuführen. Meistens ist es der Sekretär der Organisation oder der Personalreferent. Hier wird der Auszug mit dem Originaldokument auf genaue Übereinstimmung geprüft. Abschließend muss die Erklärung das Wort "wahr" enthalten, die Unterschrift (mit Entschlüsselung in Klammern) des Verantwortlichen muss geschrieben werden, seine Position, Datum und Uhrzeit der Beglaubigung des Dokuments müssen angegeben werden.
