Die Tätigkeit jeder Organisation beinhaltet die Arbeit mit Dokumenten. Einige von ihnen verlieren im Laufe der Zeit an Relevanz und werden in der Arbeit nicht verwendet. Um unnötige Papiere loszuwerden, werden sie in der Regel vernichtet. Die Vernichtung von Dokumenten muss in strikter Übereinstimmung mit den in der Büroarbeit festgelegten Regeln erfolgen.
Notwendig
- - Akt der Zerstörung;
- - technische Mittel zur Vernichtung von Dokumenten.
Anweisungen
Schritt 1
Sehen Sie sich das Verfahren zum Vernichten von Dokumenten an. Sie gilt sowohl für Papierdokumente als auch für solche in elektronischer Form. In der Regel werden Dokumente, die ihren Gebrauchswert verloren haben und eine abgelaufene Aufbewahrungsfrist haben, vernichtet. Dies betrifft vor allem Personal- und Buchhaltungsunterlagen.
Schritt 2
Führen Sie eine Überprüfung des Wertes von Dokumenten durch. Das Ergebnis sollte ein Akt über die Zuteilung und Vorbereitung der Vernichtung der nicht mehr lagerpflichtigen Papiere sein. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wird durch die aktuelle Nomenklatur der Dateien Ihrer Organisation bestimmt. In einigen Fällen werden die Begriffe gemäß Bundesgesetzen, Regierungsverordnungen, Abteilungs- oder Standarddokumentenlisten festgelegt.
Schritt 3
Erstellen Sie eine Akte zur Vernichtung von Dokumenten, indem Sie vor jeder Überschriftengruppe den Namen der Struktureinheit angeben. Tragen Sie ähnliche Fälle in das Gesetz unter einer allgemeinen Überschrift ein und geben Sie die Gesamtzahl der Fälle an. Das Gesetz muss von einem Mitarbeiter der Organisation unterzeichnet werden, der an der Prüfung des Wertes der Dokumente teilgenommen hat. Danach wird die Handlung vom Leiter genehmigt.
Schritt 4
Wählen Sie Fälle zur Vernichtung mithilfe einer Seitenansicht aus. Auf diese Weise können Sie das erforderliche Dokument, das versehentlich in die Datei gelangt ist, nicht verpassen. Liegen Materialien schon längere Zeit am Lagerort, können diese gezielt gescrollt werden, um die Relevanz der Dokumente zu ermitteln.
Schritt 5
Wählen Sie die Methode zur Vernichtung der im Gesetz enthaltenen Dokumente. Sie können verbrannt oder zu diesem Zweck ein Aktenvernichter verwendet werden. Teilweise werden die zu vernichtenden Materialien zur Entsorgung an einen Fachbetrieb übergeben, der das Verfahren mit Abnahmeprotokoll und entsprechender Rechnung erstellt. Die letztere Methode wird am häufigsten verwendet, wenn der Dokumentationsumfang erheblich ist. Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, werden die Übertragung von Fällen und deren Vernichtung in der Regel unter Aufsicht eines Mitarbeiters der Organisation durchgeführt.
