Abgelaufene Dokumente, die im Archiv aufbewahrt werden, unterliegen der Vernichtung, die in mehreren Schritten durchgeführt wird. Zunächst werden die Dokumente ausgewählt, eine Kommission gebildet, ein Gesetz erstellt und die direkte Vernichtung auf Schreddern durchgeführt.
Notwendig
- - Akt der Zerstörung;
- - Akt der Zerstörung;
- - Aktenvernichter (Schreddermaschine).
Anweisungen
Schritt 1
Alle Archivdokumente unterliegen einer jährlichen Revision, um zur Vernichtung ausgewählt zu werden. Dies ermöglicht es, rechtzeitig Speicherplatz für neue Dokumente, die von Unternehmen zur Archivierung eingehen, freizugeben.
Schritt 2
Wählen Sie Dokumente zur Vernichtung aus. Der Großteil der Archivdokumente wird 75 Jahre lang aufbewahrt. Die Auswahl der Dokumente erfolgt durch die Mitarbeiter des Archivs.
Schritt 3
Nachdem Sie die Auswahl der Dokumente getroffen haben, erstellen Sie eine Vernichtungsakte. Eine Handlung ist eine vollständige Bestandsaufnahme der zu vernichtenden Dokumente. Es ist notwendig, die Seriennummer jedes Dokuments und eine Beschreibung anzugeben. Geben Sie vor jedem Dokument die Nummer des Artikels oder des regulatorischen Dokuments an, auf deren Grundlage die Abschreibung vorgenommen wird. Lassen Sie sich von der Liste typischer Dokumente leiten.
Schritt 4
Beachten Sie, dass die Liste möglicherweise nicht die Namen aller abzuschreibenden Dokumente enthält, so dass der Archivar selbstständig entscheiden muss, zu welchem Artikel oder welcher Standardvorschrift ein bestimmtes Dokument gehört.
Schritt 5
Die Vernichtungsakte ist gemäß Anlage Nr. 4 „Zu den Grundregeln für den Archivbetrieb“für das Jahr 2002 zu erstellen. Das ausgefüllte Dokument muss von allen Mitgliedern der gebildeten Kommission und einem bevollmächtigten Vertreter der Archivverwaltung unterschrieben werden.
Schritt 6
Fügen Sie der ausgeführten Handlung eine weitere Handlung bei, in der die Gesamtzahl der zu vernichtenden Dokumente sowie deren Gesamtgewicht angegeben sind. Vergessen Sie nicht, dass der erste Akt ohne den zweiten als ungültig gilt. Und wenn bei der Prüfung ein solcher Verstoß festgestellt wird, kann gegen den zuständigen Vertreter Ihres Archivs ein Bußgeld verhängt werden.
Schritt 7
Sie können die direkte Vernichtung einer spezialisierten Organisation anvertrauen, die solche Massendienstleistungen erbringt und über industrielle Schredder verfügt, oder Sie können die Vernichtung selbst durchführen, wenn Ihre Organisation über einen eigenen Schredder verfügt.
