Wenn es erforderlich ist, dem Adressaten offizielle Dokumente zu senden: eine Erklärung, eine Forderung, eine Kopie einer Klageschrift und andere - die Korrespondenz ist nicht nur wichtig, sondern auch rechtlich bedeutsam. Damit die Lieferung aus rechtlicher Sicht erfolgen kann, ist es notwendig, ein bestimmtes Verfahren einzuhalten.
Anleitung
Schritt 1
Bereiten Sie das Dokument für den Versand an den Empfänger in zweifacher Ausfertigung vor. Einer von ihnen muss bei dir bleiben.
Schritt 2
Geben Sie das Dokument nach Möglichkeit persönlich ab. Direkt an den Empfänger oder seinen Bevollmächtigten übergeben. Die Vollmachten eines Vertreters können durch eine Vollmacht beglaubigt werden oder sich aus dem Gesetz ergeben. Sicherer ist es, an eine Privatperson gerichtete Korrespondenz gegen Quittung auszuhändigen. Wenn Sie Dokumente an eine juristische Person übertragen, tun Sie dies über das Sekretariat oder die Geschäftsstelle. Wenn der Empfänger ein Beamter ist, können Sie eine dieser Optionen verwenden.
Schritt 3
Stellen Sie bei persönlicher Zustellung sicher, dass Ihre Kopie eine Quittung der Person enthält, die die Korrespondenz erhalten hat. Die Person, der Sie das Dokument übergeben, muss das Wort "empfangen", seinen Nachnamen und seine Initialen sowie das aktuelle Datum schreiben und natürlich eine Unterschrift hinterlassen. Wenn er Angestellter der Organisation ist, sollte auch ein Hinweis auf seine Position gemacht werden.
Schritt 4
Leiten Sie die Korrespondenz bei Bedarf über einen Kurier oder Vermittler an den Empfänger weiter und vergessen Sie nicht, ihm mitzuteilen, wer und wie er zuzustellen ist.
Schritt 5
Wenn Sie die Korrespondenz nicht persönlich zustellen können oder der Empfänger die Annahme verweigert, nutzen Sie die Postdienste. Es sollte per Einschreiben mit einer Benachrichtigung und einer Liste der Anhänge gesendet werden. In einigen Fällen ist dies die einzige Möglichkeit, bei der das Gericht oder eine andere autorisierte Stelle die Dienstleistung als gültig anerkennt. Als Bestätigung, dass der Adressat den Brief erhalten hat, wird Ihnen ein Dokument zurückgesandt - eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Bestandsaufnahme des Anhangs wird benötigt, um den Versand per Post nachzuweisen und nicht einen leeren Brief oder ein überflüssiges, nämlich zuzustellendes Dokument.
Schritt 6
Nachdem die Benachrichtigung an Sie zurückgesendet wurde, hängen Sie sie und die Liste der Anhänge an die verbleibende Kopie des Dokuments an. Lagern, bis es nicht mehr benötigt wird.
