Wenn eine Organisation Dokumentation ansammelt, die kurz- oder langfristig aufbewahrt werden muss, ist es notwendig, diese zu organisieren und Ordner mit Soft- oder Hardcover zu heften. Jeder Einzelfall kann eigene Anforderungen an die Gestaltung des Archivs und den Arbeitsablauf stellen, da es in diesem Bereich keine strengen gesetzlichen Vorgaben gibt. Es definiert jedoch die Grundprinzipien, an die sich erfahrene Sachbearbeiter in der Regel halten.
Notwendig
- - schwarzer Bleistift;
- - Büroahle (oder UPD-Gerät);
- - Klemme;
- - Nähnadel;
- - Kordel- oder Nylonfaden;
- - Schere;
- - ein weißes Blatt Papier;
- - Schreibwarenkleber;
- - Startseite.
Anweisungen
Schritt 1
Nachdem Sie den Wert der Dokumentation überprüft haben, nummerieren Sie sie, indem Sie mit einem schwarzen Bleistift eine Seriennummer (in chronologischer Reihenfolge) in die obere rechte Ecke jedes Blatts setzen. Beginnen Sie mit der ersten Umkehrung; die Titelliste der enthaltenen Dokumente und die letzte Seite müssen nicht nummeriert werden. Achten Sie darauf, dass die Zahlen nicht in den Text einfließen.
Schritt 2
Machen Sie zwei Paar Löcher mit einer speziellen Schreibahle in der Mitte des linken Randes jedes Dokuments. Um zu verhindern, dass der Papierstapel auseinanderfällt, sichern Sie ihn in einer Klemme. In der Regel setzen Sachbearbeiter Löcher in einer vertikalen Linie mit einem Abstand von mindestens 3 cm zwischen den Löchern. Wenn das Blatt einen schmalen Rand hat, können Sie einen weißen Streifen an den Rand kleben.
Schritt 3
Verwenden Sie eine spezielle Maschine zum Flashen der Dokumentation (UPD). Dies wird Ihre Arbeit erheblich reduzieren, da Sie mit diesem Gerät einen 10 cm dicken Dokumentenstapel gleichzeitig durchbohren können Lesen Sie die Anleitung sorgfältig durch und arbeiten Sie sorgfältig - der Bohrer wird sehr heiß.
Schritt 4
Beginnen Sie mit dem Nähen des Ordners mit einem speziellen Bankgarn oder einem starken Nylonfaden und einer Nähnadel. Flashen Sie das Archiv zweimal für einen sicheren Commit. Ziehen Sie die losen "Schwänze" der Kordel (ca. 5-6 cm) durch das mittlere Loch auf der Nahtseite des "Buches" und machen Sie einen starken Knoten.
Schritt 5
Schneiden Sie aus dickem weißem Papier einen Kreis (ca. 4 cm Durchmesser) aus und kleben Sie den Knoten damit. Verwenden Sie normalen Schreibwarenkleber. Nehmen Sie den Aufkleber mit einem Siegel, bringen Sie die Zertifizierungsunterschrift und das Datum darunter an. Wenn die Mappe bereits ohne Bestätigungsseite geschnürt wurde, ist es zulässig, sie auf der Innenseite des Umschlags einzukleben.
Schritt 6
Schieben Sie den geschnürten Ordner in einen speziellen Umschlag oder binden Sie Dokumente mit einer Maschine. Für ein Langzeitarchiv empfiehlt sich die Wahl eines Hardcovers, in anderen Fällen eignen sich auch Karton-"Kleider" oder aus dickem gestrichenem Papier. In jedem Fall sollte es sich um ein Business-Druckprodukt handeln, das dem Unternehmensstil entsprechend gestaltet ist.
