Die Tätigkeit eines Unternehmens oder einer Organisation, unabhängig von der Eigentumsform, ist ohne Dokumentenverwaltung unmöglich, was in der Tat eine Bestätigung dieser Tätigkeit ist. Die Vereinheitlichung des Dokumentenumlaufs wurde bereits in den 79er Jahren des letzten Jahrhunderts vorgenommen, aber die damals geschaffenen Standards sind mit geringfügigen Änderungen und Ergänzungen noch heute gültig.
Anweisungen
Schritt 1
Das einheitliche Dokumentenmanagementsystem, das zur Unterstützung der Aktivitäten der Organisation erforderlich ist, umfasst drei Arten von Dokumenten:
- organisatorisch;
- administrativ;
- Informationen und Referenzen.
Letztere Art von Dokumenten ist in Bezug auf die ersten beiden hilfsweise und im Gegensatz zu ihnen für die Ausführung nicht zwingend erforderlich. Sie enthalten alle speziellen Serviceinformationen, die sowohl für die Entscheidungsfindung des Managements als auch für deren korrektes Verständnis und Umsetzung erforderlich sind.
Schritt 2
Zu den Referenzdokumenten gehören: Business-Newsletter; Telegramme und Telefonnachrichten; Service, Bericht und Erläuterungen; Zusammenfassungen, Rezensionen und Informationsberichte, Rechtsakte. Nur auf Grundlage dieser Informationen kann der Inhalt dieser Dokumente berücksichtigt oder Maßnahmen eingeleitet werden. Dies ist ein wichtiger Teil des Workflows, ohne den kein Produktionsprozess organisiert werden kann.
Schritt 3
Wenn von bestimmten Arten von Informationen und Referenzdokumenten die Rede ist, handelt es sich in der Regel um Informationsschreiben, in denen die Autoren den Befragten auf Fakten, Informationen über Waren, bevorstehende Veranstaltungen oder Aktivitäten aufmerksam machen. Sie können sowohl proaktiv sein als auch in Form eines Berichts über die Umsetzung der zugewiesenen Aufgaben von übergeordneten Organisationen mit der höchsten Managementebene verfasst werden. Selbstmotivierte Verkaufsbriefe beziehen sich auch auf Informations- und Referenzdokumente.
Schritt 4
Zusammenfassung, Übersicht oder Informationsvermerk - Dokumente, die eine Beschreibung einiger derselben Art von Tatsachen, Dingen oder Ereignissen enthalten, in denen eine kurze Zusammenfassung vorhanden sein kann, aber diese Anforderung ist nicht obligatorisch. Gewöhnliche Bescheinigungen können auf Wunsch von Interessenten oder Einzelpersonen erstellt werden und dienen als Beleg für jede Tatsache. Dies sind zum Beispiel Gehaltsbescheinigungen, Familienzusammensetzung, Arbeits- oder Studienort usw.
Schritt 5
Servicenotizen dienen in der Regel dem Informationsaustausch zwischen Abteilungen, die nicht direkt von der Produktion abhängig sind. Berichte werden an den unmittelbaren Vorgesetzten geschrieben, um über die Tatsachen zu informieren, die er im Dienst wissen muss. Bei Verstößen gegen die Arbeitsdisziplin werden Erklärungen verwendet, die von den Übertretern selbst verfasst werden, um ihre Handlung zu erklären. Akte, die eine bestimmte Tatsache bestätigen, werden gemeinsam erstellt und von mindestens 3 Teilnehmern der Prüfung oder Aktion unterzeichnet.
