Ein Telefonogramm ist ein allgemeiner Name für mündlich per Telefon übermittelte Dokumente. Es wird verwendet, um Serviceinformationen in der Regel in Notfällen zu übermitteln, wenn der Adressat dringend benachrichtigt werden muss, eine Nachricht gesendet, eine Einladung gesendet wird.
Notwendig
Briefpapier, Empfänger-Rufnummern, Postausgangsjournal, Telefonkommunikation
Anweisungen
Schritt 1
Bereiten Sie den Text der Telefonnachricht vor. Beschreiben Sie kurz den Kern der Nachricht, die empfohlene Länge des Textes beträgt nicht mehr als 50 Wörter. Wenn die telefonische Nachricht einen Hinweis auf ein Ereignis enthält, das in der Zukunft stattfinden soll: ein Treffen, ein Treffen, eine Handlung ausarbeiten usw., dann geben Sie unbedingt den genauen Ort und die Uhrzeit des Ereignisses an.
Der Text sollte so formuliert sein, dass eine Doppelinterpretation ausgeschlossen ist.
Schritt 2
Verfassen Sie eine Telefonnachricht auf Papier nach den Regeln für das Verfassen eines Briefes vom Kopf. Dem Dokument mit dem Text müssen daher die Voraussetzungen zugewiesen werden: eine eindeutige Nummer und das Erstellungsdatum. Die telefonische Nachricht wird von der Person unterschrieben, in deren Namen sie übermittelt wird.
Schritt 3
Bestimmen Sie den Empfänger der Telefonnachricht. Wenn es mehrere Empfänger gibt, erstellen Sie zusätzlich zum Nachrichtentext eine Empfängerliste. Eine solche Liste wird auf einem separaten Blatt erstellt, sie enthält die Namen der Organisationen, an die die Telefonnachricht und die entsprechenden Telefonnummern gesendet werden sollen.
Schritt 4
Tragen Sie die Telefonnachricht in das ausgehende Korrespondenzprotokoll ein. Wenn eine telefonische Nachricht in Ihrem Workflow selten vorkommt, verwenden Sie ein allgemeines Journal, um sich zu registrieren. Für den Fall, dass Sie regelmäßig auf diese Art der Informationsübertragung zurückgreifen, starten Sie ein separates Journal für Telefonnachrichten, damit Sie bequemer navigieren können.
Schritt 5
Rufen Sie den Adressaten an und bitten Sie um eine telefonische Nachricht. Ermitteln und notieren Sie die Position, den Nachnamen, den Vornamen und das Patronym der Person, die die Telefonnachricht erhält.
Schritt 6
Sagen Sie dem Abonnenten:
- Position, Nachname, Name, Patronym der Person, in deren Namen die Telefonnachricht gesendet wird;
- Ihre Position, Nachname, Name, Vatersname und Telefonnummer.
Diktieren Sie den Text der Telefonnachricht. Nachdem Sie den Text übermittelt haben, bitten Sie den Teilnehmer, die Telefonnachricht noch einmal zu lesen, um die Richtigkeit der Aufzeichnung zu überprüfen.
Schritt 7
Informieren Sie sich beim Teilnehmer über die eingehende Registrierungsnummer der Telefonnachricht und schreiben Sie sie auf.
