Ein Ablehnungsbescheid ist ein ganz besonderer Teil der Geschäftskorrespondenz. Es sollte eine negative Antwort auf die Anfrage des Kunden oder das Angebot des Partners enthalten. Gleichzeitig ist es wichtig, gute Beziehungen zum Empfänger des Briefes zu pflegen. Um Ihre Position eindeutig zum Ausdruck zu bringen, aber den Adressaten nicht zu beleidigen und einen positiven Eindruck von sich selbst zu hinterlassen, befolgen Sie die Grundregeln für das Schreiben einer Ablehnung.
Notwendig
- - der offizielle Briefkopf der Organisation;
- - Computer;
- - Drucker.
Anleitung
Schritt 1
Verfassen Sie Ihren Brief. Vernachlässigen Sie diese Phase der Dokumentenvorbereitung nicht. So können Sie Ihre Gedanken ordnen und die richtigen Sätze auswählen.
Schritt 2
Beginnen Sie den Text mit der traditionellen Adresse an den Empfänger: "Sehr geehrter Ivan Ivanovich!" oder "Sehr geehrter Herr Ivanov!" Verwenden Sie keine anderen Formulierungen, da die schriftliche Ablehnung offiziell ist.
Schritt 3
Geben Sie in der oberen linken Ecke den Adressaten des Schreibens an: Name des Unternehmens, Position, Nachname, Initialen eines Mitarbeiters oder Name und Initialen einer Privatperson. Informationen zu Ihrem Unternehmen werden auf dem offiziellen Briefkopf in der oberen rechten Ecke angezeigt.
Schritt 4
Schreiben Sie den Hauptteil des Dokuments. Wiederholen Sie zunächst die eingegangene Anfrage oder den eingegangenen Vorschlag. Natürlich müssen Sie den Text des eingehenden Dokuments nicht komplett neu schreiben. Es reicht aus, das Wesen in wenigen Worten zusammenzufassen, indem man die traditionelle Geschäftssprache verwendet: "In Übereinstimmung mit Ihrem Antrag auf eine Kopie der Bestellung …" oder "Aufgrund Ihres Antrags auf Verlängerung der Laufzeit des konzessionierten Kredits, wir informieren …".
Schritt 5
Nennen Sie als nächstes die Gründe für die Ablehnung. Die Erklärung für eine negative Antwort sollte kurz, logisch, im Wesentlichen fest, aber nicht hart formuliert sein. Verzerren Sie die Situation nicht, präsentieren Sie keine nicht vorhandenen Fakten und unglaubwürdigen Argumente. Untermauern Sie Ihre Worte nach Möglichkeit mit Verweisen auf Gesetze und Vorschriften. Aber gehen Sie nicht in die Extreme. Wenn Sie den Brief mit langen Erklärungen und wortreichen Entschuldigungen überladen, laufen Sie Gefahr, den Adressaten weiter zu verärgern.
Schritt 6
Beginnen Sie den letzten Teil des Schreibens mit der Standardformulierung, die es Ihnen erlaubt, höflich, aber hartnäckig in Ihrer Entscheidung zu bleiben: „Angesichts der obigen Tatsachen müssen wir leider die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen verweigern“oder „Wir bedauern, Ihnen dies mitteilen zu müssen dass eine weitere Verlängerung der Kreditlinie nicht möglich ist. …
Schritt 7
Versuchen Sie, die Ablehnung zu mildern. Informieren Sie den Adressaten zu diesem Zweck über weitere Kooperationsmöglichkeiten, über neue Services Ihres Unternehmens, die er zu Vorzugskonditionen nutzen kann, über die Möglichkeit, sein Anliegen nach einer bestimmten Zeit noch einmal zu prüfen, etc. Alle Angaben müssen absolut richtig und aktuell sein.
Schritt 8
Lesen Sie den Briefentwurf noch einmal. Fehler korrigieren, notwendige Ergänzungen und Korrekturen vornehmen. Drucken Sie die Ablehnung auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation aus, unterschreiben Sie sie mit dem Vorgesetzten und senden Sie sie an den Adressaten.
