Buchhaltungsunterlagen zu führen ist eine ziemlich mühsame Aufgabe. Ordner mit Rechnungen für einige Vertragsarten müssen bis zu zehn Jahre in der Organisation aufbewahrt werden, müssen also abgelegt werden, damit das erforderliche Dokument jederzeit auffindbar ist.
Anleitung
Schritt 1
Führen Sie ein Rechnungsjournal. Geben Sie dort alle Nummern der Dokumente ein, die Sie ablegen möchten. Dies geschieht am besten elektronisch, in einem speziellen Programm oder in einer normalen Excel-Tabelle. Geben Sie die Dokumentnummer (normalerweise gemischt - numerisch und numerisch) und das Datum ein. Übertragen Sie von Zeit zu Zeit Daten auf Disketten, damit das Archiv im Falle eines Computerausfalls intakt und sicher bleibt.
Schritt 2
Erstellen Sie mehrere Rechnungsbücher, wenn es mehr als eine juristische Person im Unternehmen gibt. Geben Sie beim Erstellen eines Dokuments sofort die entsprechende Nummer an. Konventionen anwenden. Markieren Sie beispielsweise die ausgestellten Rechnungen für JSC "Zolotaya Antelope" als 123-ZA und für JSC "Padishah" als 123-P. Geben Sie unbedingt die Nummer des Vertrags oder der Vereinbarung an, für die diese Rechnung erstellt wurde.
Schritt 3
Nehmen Sie die einzureichende Rechnung. Stanzen Sie zwei Löcher mit einem Locher. Fügen Sie das Dokument in einen Ordner ein. Verwenden Sie schwere Ordner, um ein Zerknittern Ihrer Wertpapiere zu vermeiden. Stopfen Sie sie nicht zu fest.
Schritt 4
Die zweite Speichermethode ist in Dateiordnern. Nehmen Sie die transparente Abdeckung und legen Sie die Rechnung hinein. Legen Sie die Feile in einen Ordner und sichern Sie sie mit speziellen Haltern.
Schritt 5
Beschriften Sie jeden Ordner. Beachten Sie, welche Rechnungen von juristischen Personen dort gespeichert sind. Notieren Sie den Zeitraum, für den die Dokumente gesammelt wurden.
Schritt 6
Rechnungen, die älter als drei Jahre sind, senden Sie bitte an das Lager. Falten Sie Ordner in Kartons, die leicht atmungsaktiv sind. Geben Sie an den Wänden an, wie viele Ordner darin enthalten sind und zu welcher juristischen Person sie gehören. Markieren Sie in dem Programm, in dem Sie Dokumente erfassen, welche davon an das Lager gesendet wurden. Bei Bedarf wird es immer möglich sein, das Archiv abzuholen und die notwendigen Papiere zu finden.
