Das Dokumenteninventar ist ein Nachschlagewerk, das die Zusammensetzung und den Inhalt von Dokumenten offenlegt, systematisiert und im gesamten Dokumentenbestand berücksichtigt. Die Inventarisierung ist ein wichtiger Schritt bei der Bearbeitung und Bestellung von Dokumenten, deren Zweck nicht nur der Sicherheit der Dokumente, sondern auch deren übersichtlicher Ausführung ist.
Anleitung
Schritt 1
Führen Sie die Registrierung der Dokumentenliste auf dem Briefkopf der Organisation (falls vorhanden) durch. Dies ist nicht erforderlich, aber eine wünschenswerte Voraussetzung für solche Dokumente. In jedem Fall muss der Name der Organisation angegeben werden.
Schritt 2
Notieren Sie den Titel, der Informationen enthalten sollte, die das Eigentum an den im Inventar enthaltenen Dokumenten bestimmen. Zum Beispiel "Inventar der Dokumente im Strafverfahren", "Inventar der in der Attestierungsakte verfügbaren Dokumente", "Inventar der Dokumente für ein Visum nach Dänemark" usw. Wenn die Organisation regelmäßig Inventare erstellt, notieren Sie die Seriennummer des Inventars.
Schritt 3
Erstellen Sie eine Tabelle bestehend aus folgenden Abschnitten: "Anzahl p / p", "Dokumentname", "Anzahl der Blätter im Dokument". Bitte füllen Sie alle aufgeführten Felder aus. Fügen Sie der Tabelle nach Bedarf Nachschlagespalten hinzu. Zum Beispiel Seiten _ bis _, Seitenzahlen, Wert, Notiz usw.
Schritt 4
Schreiben Sie unter die Tabelle, wie viele Blätter, Dokumente oder Kopien Sie in das Inventar aufnehmen. Schreiben Sie in Zahlen und Wörter: 3 (drei), 25 (fünfundzwanzig).
Schritt 5
Vervollständigen Sie die Zusammenstellung des Inventars mit den Unterschriften der Leiter der Organisation, die auf die eine oder andere Weise für die Durchführung dieses Inventars verantwortlich sind (Inspektor der Personalabteilung, Produktionsleiter usw.). Notieren Sie den vollständigen Namen der Position des Managers und eine Abschrift seines Nachnamens, Vornamens und seines Vatersnamens. Geben Sie bei Bedarf Ihren vollständigen Namen in das Dokument ein. und die Unterschrift der Person, die die Dokumente übergeben und entgegengenommen hat.
Schritt 6
Geben Sie auch das Datum des Dokuments an. Es kann sich sowohl am Ende als auch am Anfang des Inventars befinden, sowohl links als auch rechts des Dokuments. Das Siegel der Organisation wird nicht auf das Inventar gesetzt.
Schritt 7
Die Liste der Dokumente wird in zwei Kopien erstellt: Eine verbleibt in der Organisation, die andere wird am Ort der Anforderung vorgelegt.
