Der Begriff fac simile - aus dem Lateinischen bedeutet "gleichen tun". Eine Faksimile-Unterschrift ist ein Klischee in Form eines Siegels oder Stempels, auf dem die handschriftliche Unterschrift der Person, die nach den Vorschriften des Unternehmens oder der Organisation die Dokumente unterschreibt, mit maximaler Zuverlässigkeit in einem Spiegel geschnitten wird Bild.
Wozu dient eine Faksimile-Signatur?
Ein mechanisches Analogon der handschriftlichen Unterschrift eines Managers oder eines anderen verantwortlichen Beamten - eine Faksimile-Unterschrift - wird in der Büroarbeit vieler Unternehmen und Organisationen verwendet. Es kann in Abwesenheit des Eigentümers der Unterschrift selbst erforderlich sein, wenn ein dringendes Dokument erstellt werden muss, und außerdem kann der Eigentümer es selbst verwenden, dem er ganze Papierstapel zur Unterschrift mitbringt. Dennoch ist die weit verbreitete Verwendung von Faksimile-Signaturen im Finanz-, Wirtschafts-, Rechts- und Steuerrechtsverkehr aus mehreren Gründen sehr riskant.
Fälle, in denen das Faksimile-Siegel eines Managers in die Hände skrupelloser Mitarbeiter gelangte, sind häufig. Daher wurde 2004 das Schreiben des Ministeriums für Steuern und Abgaben Nr. 18-0-09 / 000042 "Über die Verwendung eines Faxes" Signatur" die Fälle klar definiert, in denen ihre Verwendung strengstens verboten ist … Laut diesem Schreiben wird die Faksimile-Unterschrift auf verschiedenen Arten von Vollmachten, Rechnungen, Zahlungs- und anderen Finanzdokumenten nicht angebracht und gilt nicht als gültig. Das Schreiben legt auch die Fälle fest, in denen die Verwendung von Faxen als zulässig angesehen wird.
Wenn die Organisation die Verwendung von Faxgeräten vorsieht, ist es erforderlich, einen für die Aufbewahrung verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen und diese Verantwortung in seiner Stellenbeschreibung festzulegen.
Wenn eine Faksimile-Signatur verwendet werden kann
Ein Faksimile-Abdruck einer Unterschrift kann im zivilrechtlichen Verkehr verwendet werden, in diesem Fall wird seine Verwendung in Artikel 160 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation geregelt. Darin wird festgelegt, dass die Bedingung für die Gültigkeit einer solchen Unterschrift, sofern nicht gesetzlich vorgesehen, eine einfache Vereinbarung der Parteien sein kann. Das heißt, wenn bei Abschluss der Transaktion der Einsatz von Faxgeräten geplant ist, müssen die Parteien auch eine entsprechende Zusatzvereinbarung abschließen.
In einer Vereinbarung, die die Verwendung von Faxunterschriften vorsieht, muss deren Gültigkeitsdauer zwingend festgelegt werden.
Diese Vereinbarung kann sich nur auf eine bestimmte Transaktion beziehen oder alle nachfolgenden Transaktionen festlegen, die die Organisation mit dieser Gegenpartei abzuschließen beabsichtigt. Geben Sie in dieser Vereinbarung unbedingt die Arten von Dokumenten an, für die ihre Normen gelten. Über die Vereinbarung hinaus muss der Leiter der Organisation sicherstellen, dass dieser Faxstempel streng aufgezeichnet und überwacht wird. Er ernennt durch seinen Auftrag Personen, die zur Verwendung einer Faksimileunterschrift berechtigt sind, legt die Art der Dokumentation fest, in der sie verwendet werden kann, und gibt eine Liste von Maßnahmen und Maßnahmen zur Gewährleistung ihrer Sicherheit an.
