Erfahrene Sekretärinnen wissen, dass Geschäftskorrespondenz zu zwei Dritteln aus Anfragen und Antworten besteht. Der Hauptzweck einer schriftlichen Anfrage besteht darin, vom Adressaten Informationen zu erhalten. Der Verfasser des Schreibens erwartet eine möglichst vollständige Antwort, die ihm innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen oder in der Anfrage angegebenen Frist zugestellt wird. Es gibt keine strengen Regeln für die Bearbeitung von schriftlichen Anfragen. Es gibt jedoch einige allgemeine Anforderungen an Geschäftskorrespondenz, die bei der Erstellung beachtet werden sollten.
Notwendig
- - Formular des Unternehmens;
- - A4-Papier;
- - Griff;
- - Computer;
- - Drucker.
Anweisungen
Schritt 1
Drucken Sie einen Fragebrief auf dem Briefkopf der Organisation, wenn Sie sich im Namen eines Teams und aus einem offiziellen Grund bei einer anderen Organisation oder bei einer Einzelperson bewerben. Ein Bürger, der einen Antrag an eine Institution stellt, muss ihn leserlich schreiben oder auf einem A4-Blatt ausdrucken.
Schritt 2
Geben Sie in der oberen rechten Ecke des Briefes Informationen zum Adressaten an: vollständiger Name seiner Position, Nachname und Initialen, Postanschrift der Organisation (falls erforderlich). Informationen über das sendende Unternehmen finden Sie auf der linken Seite des Formulars. In einer gesonderten Zeile muss der Sachbearbeiter die Nummer und das Datum des Ausgangsdokuments eintragen. Wenn Sie sich in Eigenregie bewerben, führen Sie unten Ihre eigenen Daten auf: Nachname, Vorname, Vatersname (ohne Abkürzung), Wohnadresse, Kontakttelefonnummer. Zum Beispiel: "An den Direktor von LLC" am frühen Morgen "VV Petrov Semenov Wassili Wassiljewitsch, wohnhaft unter der Adresse: Nsk, Pervaya Str., 15, Apt. 15, Telefon 00-00-00".
Schritt 3
Schreiben Sie eine Überschrift für Ihre E-Mail. Es sollte kurz den Kern des schriftlichen Aufrufs widerspiegeln, zum Beispiel: "Über die Mindestlosgröße von Gänseblümchensamen und den Großhandelspreis dafür." Platzieren Sie auf Briefpapier diese Requisiten links. Wenn Sie im Namen einer Person sprechen, können Sie einfach das Format des Schreibens angeben, indem Sie in der Mitte der Zeile den Ausdruck „Anfrageschreiben“, „schriftliche Anfrage“oder „Anfrageschreiben“eingeben.
Schritt 4
Gehen Sie zur Aussage der Anfrage selbst. Dies wird der Hauptteil Ihres Schreibens sein. Erklären Sie in den ersten 1-2 Sätzen den Grund und Zweck, für den Sie diese oder jene Informationen erhalten möchten. Zum Beispiel: „Im Mai planen die Mitglieder der Gartenpartnerschaft „Sad“einen Sammeleinkauf von Gänseblümchensamen. Nach Prüfung der Werbebroschüre Ihres Unternehmens haben wir uns entschieden, die angebotenen Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Bitte senden Sie diesbezüglich folgende Informationen an die unten stehende Adresse."
Schritt 5
Formulieren Sie jede Frage. Versuchen Sie, präzise und prägnant zu sein. Bilden Sie keine zu langen Sätze, einschließlich 2-3 Fragen gleichzeitig. Achten Sie darauf, am Ende ein Fragezeichen zu setzen, damit das Hauptthema optisch hervorgehoben wird. Wenn es mehrere Fragen gibt, füllen Sie diese mit einer nummerierten Liste aus. Beispiel: „1. Was ist die Mindestgröße der Saatgut-Lotgröße? 2. Wie viel kostet 1 Beutel Samen im Groß- und Einzelhandel? Wie lange dauert es, bis die gekaufte Charge geliefert wird? Welche Unterlagen müssen für den Abschluss eines Liefervertrages zwischen Ihrem Unternehmen und einer Gartenbaupartnerschaft vorgelegt werden?“
Schritt 6
Beenden Sie den Brief mit einem Dankeschön. Sie können auch den gewünschten Zeitrahmen für den Erhalt einer Antwort taktvoll angeben, zum Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort. Wir hoffen, die Preisliste innerhalb einer Woche zu erhalten. In der letzten Zeile unterschreiben (im Namen der Organisation wird der Leiter unterschrieben) und das Datum.
