Geschäftstreffen werden von Geschäftspartnern nicht immer als obligatorisch angesehen, denn es gibt viele Dinge zu tun. Um sicherzustellen, dass alle richtigen Personen anwesend sind, muss das Sitzungsschreiben überzeugend verfasst sein. Auf diese Weise können Sie das Verhalten und die Pläne anderer Menschen beeinflussen.
Anleitung
Schritt 1
Benachrichtigen Sie den Empfänger des Schreibens, dass Sie seine Anfrage gelesen haben. Diese Technik ist geeignet, wenn der Adressat auf eine Reaktion wartet und es bequemer ist, seine Frage bei einem persönlichen Treffen zu lösen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, rufen Sie die Person an und teilen Sie ihr mit, dass sie einen Brief mit Erklärungen gesendet hat. In diesem Fall können Sie sicher sein, dass die Nachricht sorgfältig gelesen wird.
Schritt 2
Drücken Sie ein Verständnis für die zu lösenden Probleme aus. Beschreiben Sie in wenigen Sätzen, dass Sie Ihre Meinung zur Relevanz und Aktualität der gestellten Fragen teilen.
Schritt 3
Nennen Sie die Vorteile der Anwesenheit bei einem bevorstehenden Meeting. Finden Sie mindestens fünf Gründe, warum die Person sich Zeit für die Veranstaltung nehmen möchte. Diese Gründe sollten aus der Sicht der Gegenseite formuliert werden. Es kommt zum Beispiel ein Spezialist, der in allen Fragen gezielt berät, aber es wird in naher Zukunft keine andere Möglichkeit geben, ihn zu treffen. Ordne die Gründe in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit an.
Schritt 4
Nennen Sie uns weitere Argumente für den Vorschlag. Jetzt können Sie Gründe angeben, die für den Adressaten nicht so wichtig sind, aber sein Verhalten beeinflussen. Zum Beispiel wird ein Abteilungsleiter zu einer Besprechung eingeladen, der sicher aufpasst, wenn jemand abwesend ist. Um Ihren Ruf nicht zu beschädigen, sollten Sie die Veranstaltung besser nicht verpassen.
Schritt 5
Geben Sie eine einfache und leicht zugängliche Methode für Feedback an. Der Adressat kann Fragen, Anregungen oder Klarstellungen haben. Geben Sie ihm die Möglichkeit, sich sofort mit der verantwortlichen Person zu verbinden und nicht nach Kontaktinformationen zu suchen.
