Ein Fax als dringend markiert - schneller an den Chef geben, die E-Mails, die den Karton gefüllt haben, sollen zerlegt werden, ein Stapel Briefe und ein paar Päckchen vom Postboten müssen dringend über Abteilungen "verstreut" werden, und der Mitarbeiter, einen Urlaubsantrag geschrieben. Hier haben Sie sowohl Anzeigen als auch wichtige Buchhaltungsunterlagen. Die Arbeit einer Sekretärin ist schwer! Es lohnt sich, ein "Stück Papier" zu verlieren, da sich herausstellt, dass das Schicksal der Organisation und Ihre Karriere davon abhängt. Um dieses oder jenes Dokument immer wiederzufinden, müssen Sie die Korrespondenz korrekt erfassen können.
Notwendig
- Eingangskorrespondenzregister,
- Protokoll für ausgehende E-Mails,
- Notizbücher mit einem Volumen von 96 Blatt,
- Organisationsformen,
- Ordner.
Anleitung
Schritt 1
Außerdem müssen Sie alle eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen am Tag des Eingangs oder Versands registrieren. Korrespondenz aller Art ist registrierungspflichtig: Postsendungen, E-Mails, Faxe, die persönlich in die Hände der Nachricht übergeben werden. Wichtige E-Mails (ein- und ausgehend) sollten wie andere Korrespondenzarten ausgedruckt und protokolliert werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, die interne Korrespondenz zu registrieren: Notizen, Servicenotizen, Erläuterungen, Erklärungen, Beschwerden.
Schritt 2
Um die Korrespondenz zu registrieren, führen Sie spezielle Registrierungsprotokolle. Abhängig vom Korrespondenzvolumen einer bestimmten Art können Sie allgemeine Journale der Eingangs- und Ausgangskorrespondenz erstellen oder zusätzlich nach Art aufschlüsseln. Erstellen Sie beispielsweise ein Journal, um ein- und ausgehende E-Mails aufzuzeichnen. Unabhängig vom Korrespondenzvolumen ist es praktisch, ein separates Journal zum Erfassen von ein- und ausgehenden Faxen zu erstellen.
Schritt 3
Wenn Sie kein spezielles Journal für die Registrierung der Korrespondenz haben, das in der Druckerei gedruckt wurde, nehmen Sie ein gewöhnliches Notizbuch und verteilen Sie es. Geben Sie im Protokoll der eingehenden Briefe die Nummer der Nachricht, das Eingangsdatum sowie die Art der Korrespondenz an, wenn Sie ein gemeinsames Protokoll für alle Arten von Nachrichten haben, von elektronisch bis per Fax. Beschreiben Sie in einer separaten Spalte kurz den Inhalt des Schreibens. Schreiben Sie in die nächste Spalte den Beschluss des Leiters und den Namen der Person, der der Brief zur Ausführung übergeben wurde. In der Praxis, wenn das Thema von einer bestimmten Person kontrolliert wird, erreichen viele Briefe nicht den Manager, sondern werden sofort an den Darsteller weitergeleitet, daher sollten Sie diese Spalte nicht groß machen. Es ist ratsam, einen Platz für eine Unterschrift unter dem Nachnamen des ausübenden Künstlers oder daneben zu hinterlassen, der darauf hinweist, dass er das Dokument erhalten hat. Wenn der Leiter die Sekretärin angewiesen hat, die "Ausführung" des Dokuments zu kontrollieren, wird in einer separaten Spalte ein Hinweis zur Kontrolle in roter Tinte (der Buchstabe "K" oder das Wort "Kontrolle") eingefügt. Markieren Sie nach Abschluss der Ausführung des Auftrags im Zusammenhang mit diesem Dokument die Ausführung sowie die Übertragung des Briefes "an den Fall" (geben Sie die Nummer des Falles und das Datum seiner Entstehung an).
Schritt 4
Das Korrespondenzregister wird auch für alle ausgehenden Nachrichten benötigt. Im Protokoll der ausgehenden Briefe gibt es weniger Spalten als im Protokoll der Eingangskorrespondenz. Neben dem Briefeingangsregister im Briefausgangsregister eine Spalte mit der laufenden Nummer des Briefes, eine Spalte mit dem Datum, nur des Versands, mit der Art der zu versendenden Korrespondenz (falls erforderlich), mit einer Zusammenfassung der Nachricht, dem Nachnamen des Absenders des Dokuments (Brief) sowie der Spalte mit der Fallnummer, in der eine Kopie der Nachricht abgelegt wurde.
Schritt 5
Auf besondere Weise sollten Sie die Korrespondenz, die Sie per Post versenden, registrieren. Die Registrierung von Briefen, die per Post verschickt werden, erfolgt auf dem Briefkopf der Organisation. Es ist besser, nicht mehr als 7-10 Briefe gleichzeitig zu senden. Schreiben Sie von Hand oder auf einem Computer auf dem Formular das Versanddatum. Geben Sie unten für jeden per Post gesendeten Brief die Seriennummer des Datensatzes, den Namen der Organisation und ihren Standort an (Sie können nur die Stadt angeben oder Region). Lassen Sie rechts etwas Platz. Hier müssen Sie nach Erhalt eines Schecks in der Post die Postleitzahlen eingeben (normalerweise 6-8-stellig). Schreiben Sie unter den Namen der Organisation für jede Sendung die Nummern und Daten der zu sendenden Dokumente oder andere Details, die ihre Identifizierung ermöglichen. Bei der Post wird diese Liste durch den Poststempel bestätigt. Sie können sie in einem separaten Ordner oder in dem Ordner ablegen, in dem ausgehende Nachrichten gespeichert werden.
Schritt 6
Für jede Art der internen Korrespondenz ist ein separates Journal erforderlich. Geben Sie in jedem Journal die Nummer des Dokuments, sein Datum, den Nachnamen des Urhebers, eine Zusammenfassung, den Beschluss des Leiters, den Nachnamen des Testamentsvollstreckers, das Kontrollzeichen sowie die Nummer des Falls an.
